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松前町の公文書管理(行政情報共有基盤整備事業)の概要

当町の文書管理は、個別フォルダーを利用したファイリング方式で文書を細分化し、公文書の即時検索性を確保することにより、行政事務の効率化を図り、あらゆる行政情報に関して「行政と住民との情報共有」を図ることを目的としています。
  文書目録検索システム
住民との情報共有が図れるよう、パソコン(文書管理システム)にフォルダー情報を登録し、フォルダーのインターネット検索が可能になりました。

↓インターネット検索はこちらから
文書目録検索システム

文書管理および情報公開に関することは、総務課までお問い合わせください

1.当町のファイリング 
(1)  文書を分類し、個別フォルダーに収納。
探しやすいように具体的なタイトルをフォルダーに付けます。
(2)  関連するフォルダーを第2ガイドでまとめて、区分し、タイトルを付けます。
(3) 関連する第2ガイドを第1ガイドでまとめて、区分し、タイトルを付けます。
(4)  (1)から(3)で整理した文書を、A4サイズ・3段型のキャビネットに収納します。

↓キャビネットの様子
文書管理システム
パソコンの文書管理システムは、入力した個別フォルダーの情報により、文書の発生から廃棄まで、フォルダーの所在管理をすることができます。検索性に優れているため、当町の文書管理の運用をサポートします。

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文書目録検索システム

↓文書管理システム画面
↓文書管理システムから出力した『ファイル基準表』

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2.文書の発生から廃棄まで





  文書の発生(作成・受付)

  
@文書を分類し、個別フォルダーに収納

Aキャビネット上2段に収納
【入力】
フォルダー情報・ガイド名




B上2段の文書を、下1段へ移動 【移替処理】
キャビネットの中と同じ状況になるようシステムを編集











  
C保存年限ごとに保存箱に収納

D書庫の棚で保存
【引継処理】  
フォルダーラベルのバーコードを読み取り、保存箱へ収納。その保存箱の保管先(書庫の棚番号)がシステムに登録
廃棄
廃  棄
(保存年限満了文書)
E保存年限満了文書を廃棄 【廃棄処理】

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北海道松前町
〒049-1592 北海道松前郡松前町字福山248番地  電話番号 0139-42-2275